Para muchos el rol del facilitador de sesiones es algo desconocido, sin embargo hay empresas que recurren a este profesional varias veces al año. ¿En qué consiste su servicio?, ¿qué beneficios obtiene una empresa al contratarle?, ¿cuándo recurrir a su trabajo? Y ¿qué considerar antes de contratarle? Daré respuesta a estas interrogantes.
¿Qué hace un facilitador de reuniones?
Coordina y dirige las reuniones de trabajo para alcanzar los objetivos establecidos en un ambiente participativo, ordenado y enfocado en resultados. Se encarga de que la información circule, que todos los asistentes compartan sus opiniones, que se discutan profesionalmente las diferencias de opinión y se logren acuerdos.
¿Cuándo contratar a un facilitador de reuniones?
Hay varias razones que implican la participación de un profesional en facilitación, te expongo algunas.
1. Cuando la reunión es relevante y se necesita garantizar cumplir los objetivos en el tiempo establecido.
2. En talleres de planeación estratégica, análisis de retos o problemas; solución de conflictos.
3. Cuando las relaciones entre los participantes están tensas, poseen antecedentes incómodos o el tema a tratar ha suscitado, o puede generar, conflictos. Ejemplo: negociaciones con proveedores, clientes, distribuidores, socios, sindicato o si hay antecedentes de diferencias fuertes entre los participantes.
4. En reuniones en las que se sabe que unas cuantas personas acaparan el tiempo de exposición y otras retienen información relevante por temor, costumbre o falta de compromiso.
¿Conviene que el facilitador sea alguien de la misma empresa?
Esto depende de varios factores. Uno es que quien facilite no opine sobre el tema ni se le identifique como simpatizante de una de las partes en cuestión. Otro, que las personas involucradas le respeten y atiendan sus indicaciones. Cuando el jefe del facilitador está en la sesión es difícil que éste se desempeñe con plena libertad. Otro punto es que domine las técnicas del proceso de facilitación de reuniones. Si no cumple alguno de estos factores y si la sesión es relevante, entonces conviene contratar un facilitador externo.
¿Debe el facilitador ser un experto del tema que trata la reunión?
No. De hecho si es conocedor del tema debe abstenerse de opinar o sesgarse hacia lo que considera más conveniente. Los conocedores de los temas son los consultores. Los facilitadores son expertos en el proceso de la sesión, no en su contenido. Requieren dominar las técnicas para manejar diferencias y conflictos y mantener enfocados a los participantes en alcanzar los objetivos que están buscando.
¿Cómo identificar al facilitador adecuado?
Antes de contratarlo conviene tener una o dos entrevistas para verificar si es la persona idónea. Comparto algunas ideas a considerar.
1. Pedirle que explique cómo será su participación en el proceso de facilitación. Si manifiesta participar del contenido no cumplirá su rol de facilitador, sino de consultor. El facilitador se enfoca en que los participantes provean la información, la analicen, decidan y establezcan acuerdos.
2. Solicitarle referencias de empresas en las que ha facilitado reuniones.
3. Que su interés principal al solicitar información sea respecto a los objetivos a alcanzar en la reunión y el contexto por el que se realiza dicha sesión.
Es importante que el facilitador externo firme un contrato de confidencialidad sobre la información que recibirá. Hay quienes opinan que invertir en este profesional es incrementar costos; sin embargo, ¿cuánto cuesta reunir gente clave y de diversos lugares si la sesión es inefectiva? ¿Cuál es la pérdida cuando no todos los participantes externan sus opiniones, defienden sus puntos de vista o no se comprometen con los acuerdos? Situaciones así no sólo son un costo improductivo, son una gran pérdida de tiempo, dinero y desgaste de los participantes porque esos acuerdos, si los llegan a alcanzar, no serán efectivos.