Cómo lograr acuerdos en equipo

Cuando somos parte de un equipo, en ocasiones es complicado tomar decisiones en las que todos los miembros estemos convencidos y comprometidos. Hasta en la familia, donde hay lazos de sangre y afectivos, es difícil llegar a acuerdos. Unos queremos una cosa, otros, algo diferente e incluso alguien más no quiere nada. En las organizaciones las diferencias de opiniones, intereses y prioridades suelen ser importantes y, por lo mismo, llegar a acuerdos se complica. Con mayor razón cuando las decisiones se buscan entre personal de diferentes áreas o departamentos.

Así, al tener una reunión para tomar decisiones tenemos circunstancias adversas. Una de ellas es tomar mucho tiempo para decidir. Esto puede provocar que perdamos una oportunidad o que se agrave el problema que deseamos resolver. Otra contrariedad surge cuando decidimos algo pero no todas las personas están realmente comprometidas con lo acordado. En otras ocasiones hacemos un acuerdo pero hay gente inconforme acerca de cómo llegamos al mismo. No están conformes con el proceso y no sabemos el nivel de compromiso que tienen.

Cómo tomar mejores decisiones en equipo

La mejor alternativa para reducir estos problemas es realizar una reunión en la que el equipo establezca cómo tomarán sus decisiones. En otras palabras, reunirse para decidir sobre cómo decidir. Para algunos esta sesión puede parecer una pérdida de tiempo, pero en realidad, una vez que acuerdan cómo decidirán, justo eso es lo que ahorrarán, tiempo. Además, por haber concordado sobre su proceso de toma de decisiones, aumenta el nivel de compromiso y respaldo de los miembros del equipo.

En esta sesión lo que los participantes deben hacer es analizar las alternativas de toma de decisiones que tienen, analizarlas y elegir la que utilizarán como equipo. Una vez que lo definen, todos hacen el compromiso de respaldar por completo las decisiones que se tomen bajo el sistema elegido., Las opciones de toma de decisiones más comunes son tres: mayoría, consenso y liderazgo asistido.

  • Decidir por mayoría
    Elegir con base en la mayoría significa que para decidir, el equipo expone las alternativas de acción que tienen ante una situación dada; las analizan, revisan riesgos, costos y beneficios y votan para elegir la que la mayor parte de los miembros prefiere. Esa será la decisión tomada y todos, incluyendo los que no votaron por ella, deben respaldar al cien por ciento dicha decisión. Cuando las opciones sobre las que deben elegir son más de dos, la recomendación es que a través del análisis y de votaciones, descarten aquéllas que no les parecen adecuadas hasta quedarse con dos opciones. Entonces una votación final define la mejor opción según el equipo. Decidir por mayoría es más fácil cuando el número de integrantes del equipo es impar, porque siempre habrá una mayoría. En caso de que el número de integrantes sea par y se dé un empate en los votos, ¿qué se debe hacer? Las opciones son dos: la primera, continuar argumentando y analizando las propuestas hasta llegar a un desempate; la segunda, establecer que si después de determinado tiempo no se logra tener mayoría, la persona que preside y tiene mayor autoridad oficial en el grupo, tenga un voto de calidad y elija la que crea más conveniente.
  • Decidir por consenso
    Esto significa que todos los participantes estén de acuerdo con la decisión a tomar. La ventaja de esta medida es que la totalidad de los miembros del equipo se comprometen fácilmente con lo decidido, ya que fue la opción que ellos eligieron. Una desventaja es que llegar a un consenso suele tomar mucho tiempo, sobre todo cuando el grupo es numeroso o incluye a personas de diferentes departamentos. Esta tardanza incluye el riesgo de que algunas personas cedan a favor de la mayoría con tal de terminar la reunión, pero coincidir con lo acordado. Es por esto que las decisiones por consenso suelen utilizarle solo en grupos pequeños y con intereses y prioridades similares.
  • Liderazgo asistido
    Esta opción consiste en que el jefe, coordinador o persona en autoridad tome la decisión después de escuchar los diferentes puntos de vista de sus colaboradores. Él o ella será parte del análisis de las alternativas que harán los miembros del equipo y decidirá por la que le considere la mejor opción. A esta manera de decidir también se le conoce como decisión informada. La ventaja aquí es que suele reducirse la tendencia a competir entre los miembros del equipo, aumentando el enfoque en hacer el mejor análisis para ayudar a la persona en autoridad a tomar la mejor decisión. Sin embargo, como todos los procesos de decisión, también tiene un riesgo. Y éste consiste en que el jefe asista a la sesión de análisis con una decisión tomada de antemano y finja escuchar a su la gente solo para cumplir el requisito. Sin embargo, si esa persona es inteligente, sabrá que siempre se toman mejores decisiones después de escuchar las opiniones, análisis e incluso consejos de otras personas; en especial cuando son miembros del mismo equipo y buscan alcanzar el mejor resultado.

También funciona en reuniones importantes eventuales


Estos son los tres criterios más comunes para tomar decisiones en equipo. A todo grupo de colaboradores les conviene establecer por cuál de ellos regirán sus establecimiento de acuerdos. Al hacerlo, deben establecer previamente y de manera específica, que una vez que elijan su método de toma de decisiones, todos se comprometerán y trabajarán que la alternativa elegida funcione. Por ello es fundamental que cada participante tome con total seriedad la reunión en que definirán cómo decidirán.
Este sistema de decidir sobre cómo decidir también funciona muy bien cuando se realizan sesiones extraordinarias para resolver algún problema o hacer una planeación relevante. Por ejemplo la reunión anual de distribuidores; representantes de ventas o directores de las distintas sucursales. Aunque los participantes no forman parte del mismo equipo de manera regular, en esa ocasión son equipo y deben definir lo que harán o resolver el reto para el que fueron convocados. Entonces la mejor manera de iniciar su encuentro será tomando un tiempo para decidir sobre cómo decidirán. El facilitador debe explicarles la importancia de este acuerdo previo, exponerles las tres alternativas y coordinar el proceso para que determinen cuál método utilizarán.
Decidir y hacerlo de la manera más acertada, es quizás uno de los más importantes retos de los equipo de trabajo después de desempeñar una ejecución excelente. Establecer su proceso oficial para hacerlo es una manera inteligente de avanzar en esta área. He facilitado procesos donde los equipos eligen cómo decidirán, para después tomar decisiones sobre temas importantes. Esto me ha permitido confirmar que invariablemente, quiénes lo hacen, llegan más rápido y con mayor nivel de compromiso a las decisiones y acuerdos que establecen posteriormente.

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